経理担当者の退職が決まったら、最初に確認すること

経理担当者の退職が決まったら、最初に押さえるのは、次の支払い・給与に関する締切と、その時点で残っている仕事です。後任の採用と並行して、直近の期限を誰が受け持つかを決めます。

引き継ぎ期間が短いほど、すべての手順書を作り直すより、期限に間に合わせるための情報を先に集める必要があります。この記事では、退職が決まってから、当面の担当を置くまでの順序を扱います。

すでに期限が迫っていて実務を担う人がいない場合は、現在の体制と希望時期を相談することもできます。対応可否や開始時期は、業務内容と体制を確認して決まります。

まず退職日と最終出社日を分けて聞く

退職日まで在籍していても、有給休暇などで説明を受けられる日が限られる場合があります。「いつまで質問できるか」「一緒に作業できる日はいつか」を先に確認し、その日までの予定を組みます。退職後に連絡できることを前提にしないでください。

次に、最終出社日から次の月次処理までを目安に、会社の支払日、給与資料の提出日、報告予定を並べます。年次業務が近い場合は、それも加えます。税務・労務の法定期限は、会社の状況に応じて専門家や公式資料で確かめます。

締切の近さと、止まったときの影響で並べる

「全部大事」では順番が決まりません。業務名、実際の期限、今どこまで終わっているかを退職予定者と一緒に埋めます。資料が揃っていない仕事は、作業の締切より前に、取り寄せる時間が必要です。

次は架空の例です。日付や分担は自社の予定に置き換えてください。

担当が空欄の仕事には、暫定でも責任者を置きます。作業を引き受けられる人がいない場合は、その事実を経営者へ伝え、社内の兼務や外部への依頼を検討します。

メール・システム・手元のメモを照合する

引き継ぎ一覧に載っていない仕事を見つけるため、会社の管理ルールに従って、直近の業務メール、会計システムの未処理、前月の作業記録を見比べます。特に「回答待ち」「差戻し」「来月対応」の案件を拾います。

一件ごとに、相手へ何を聞いているか、いつ連絡したか、回答後に何へ反映するかを残します。「A社へ確認中」だけなら、引き継ぐ人が同じ質問を送り直すことになりかねません。

資料が開けることと、操作できることを確かめる

共有フォルダの場所を聞くだけでなく、引き継ぐ人のアカウントで実際に開きます。会計、経費、勤怠、銀行などのシステムは、管理者と権限変更の手順を確認します。個人の端末やメールに認証が依存していないかも見てください。

退職者のパスワードを一覧へ書いて渡す方法は避けます。会社の手順で必要な利用者を設定し、権限の変更・停止は管理者と日程を決めます。停止を急いで、必要な業務記録へアクセスできなくならないよう、移管の確認と組み合わせます。

最終出社までに、後任側が一つの仕事をたどる

直近の重要な仕事を選び、引き継ぐ人が資料を探すところから、承認依頼の準備まで進めてみます。振込など実行を伴う操作は会社の承認手順を守り、説明のために重ねて実行しません。

途中で止まった箇所が、手順書へ加えるべき情報です。たとえば「どのファイルが最新版か」「金額が違ったら誰に聞くか」を、その場で追記します。資料の残し方は経理の引き継ぎチェックリストで具体的に紹介しています。

最後に、期限ごとの担当、未解決事項、次に確認する日を責任者へ共有します。きれいな資料が揃うことより、次の仕事を受け持つ人が決まり、残っている問題を説明できる状態を目指します。