バックオフィスを外注するときの役割分担

バックオフィスを外注するときは、作業をする人、会社として承認する人、専門的な判断をする人を分けて決めます。「経理を任せる」だけでは、資料集めから振込の承認まで、どこを頼んだのかが人によって違ってしまうためです。

まずは毎月の仕事を一つ選び、何を渡し、どこまで終えたら返してもらうかを書いてみてください。この記事では、支払い業務を例に、依頼先と話し合える分担表の作り方を紹介します。

「確認をお願いします」を作業に分ける

請求書の確認には、届いた資料を集める、発注内容と照合する、不一致を担当部門へ聞く、支払ってよいかを決める、といった仕事が含まれます。最初の三つを外部に任せても、支払いの可否を決める人が不明なら、そこで止まります。

依頼内容は「請求書を確認する」から、たとえば「請求書と発注記録を照合し、不一致の一覧を社内窓口へ渡す」へ書き換えます。この書き方なら、外部が調べる範囲と、会社の回答が必要になる地点が分かります。

依頼先と共有する分担表の記入例

下表は架空の分担例です。各社の承認ルールや契約に合わせて変更してください。

振込の実行まで含めるかは、別に決める項目です。利用システムの権限、社内規程、契約上の範囲を確かめ、「一覧を作る担当だから実行もする」と読み替えないようにします。

税務上の取扱い、労務制度の適用、法的な判断が必要になった場合は、その論点を担当する専門家へ渡します。資料の整理や問い合わせの準備と、資格・権限が必要な判断や手続きは分けて依頼します。

質問が出た後の流れまで決める

窓口の名前だけでは、回答待ちを防げません。依頼開始前に、質問を置く場所、回答してほしい時点、不在時の連絡先を決めます。窓口と承認者が別なら、窓口が誰へ回すのかも共有します。

たとえば「金額に差があればチャットで連絡」では、どの請求書の話かを探し直すことになります。「一覧の管理番号を付け、差額・照合した資料・回答希望日を書いて窓口に依頼」とすると、回答を元の作業へ戻せます。

回答が間に合わない場合は、そのまま進めず、会社側で期限への対応を判断します。外部担当者に例外の判断まで任せないことが、任せた後の手戻りを抑える助けになります。

完了は「対応済み」より具体的に書く

「対応済み」が、一覧を作った状態なのか、承認まで終わった状態なのかで、次の人の動きは変わります。完了条件は、後から資料を見て確かめられる表現にします。

• 支払対象の一覧に承認結果が記録されている。
• 確認が終わっていない項目には、理由と次の担当が付いている。
• 元の請求書と処理結果を、管理番号から開ける。

作業用アカウントや資料へのアクセスも、この範囲に必要なものを付与します。パスワードを分担表に書くのではなく、会社の管理手順で利用者と権限を設定してください。

外注より先に社内で決めたいこと

支払いの優先順位が決まっていない、提出する資料の責任者がいない、質問に答えられる人がいない場合は、外部担当を増やしても待ち時間が残ります。まず社内で決める事項と、その決定者を特定します。

一方、判断する人はいるものの、資料集めや照合に手が回らないなら、そこが依頼の候補です。分担表の「外部に依頼する作業」から一つ選び、月の件数・締切を添えれば、具体的な相談につながります。バックオフィス支援の対応範囲と照らし合わせてみてください。