月次処理が遅れるとき、工程別に確認すること

月次処理が遅れるときは、作業している時間と、資料や回答を待っている時間を分けて見ます。資料が届くのが遅いのか、入力・照合が追いつかないのか、承認で止まるのかによって、必要な対策が違うためです。

まず、直近一か月の資料受領日、処理日、質問日、回答日をたどってください。担当者を増やす前に、どの受け渡しを直すと次の工程が動くかを見つけます。ここでは会計処理の判断ではなく、月次業務の進め方を扱います。

止まった場所を、五つの工程で探す

「月次が終わっていない」という状態を分解すると、進められる仕事と、返答が必要な仕事を分けられます。

記録が残っていなければ、次月から日付を付けます。過去の待ち時間を想像で数字にしても、対策の根拠にはなりません。

報告日から、資料を渡す日までさかのぼる

架空の例として、10日に報告したいのに、資料が9日に届く場合を考えます。入力担当だけを増やしても、照合、質問、承認の時間は限られます。まず資料の提出元と、いつ渡せるかを話し合う必要があります。

工程表には、最終締切だけでなく「資料を受け取る日」「一次処理を終える日」「質問への回答が必要な日」「承認する日」を置きます。日程は会社の実態に合わせて決め、一般的な正解の日数を当てはめないでください。

間に合わない資料がある場合は、不足項目と報告への影響を責任者へ伝えます。未確定の数値をどう扱うかは、経理責任者や担当する専門家と決め、作業担当者だけで確定扱いにしません。

質問は、回答する人が選べる形にする

「この金額を確認してください」では、相手も調べ直しになります。どの資料と何が違うのか、何の回答が必要なのかを一緒に渡します。

架空の記入例なら「案件Aの請求額と発注記録に差があります。追加発注があった場合はその記録を、なければ請求元への確認担当を教えてください。回答は○日までに必要です」と書けます。資料へのリンクと、回答を反映する一覧の管理番号も添えます。

質問の一覧では、未回答・回答済み・反映済みを分けます。返事をもらっても、元データへ反映しなければ処理は終わらないためです。

人手を足す前に、遅れの原因を選ぶ

外部へ切り出すなら、資料の取りまとめや照合など、滞っている工程と一致する仕事を選びます。会社の判断待ちが原因なら、外注と併せて承認の流れを直す必要があります。

次月は、一つの変更が効いたかを確かめる

最初から全工程を変更せず、影響の大きい受け渡しを一つ選びます。資料の提出日を決め直したなら、実際の受領日と、それでも残った不足を翌月に記録します。

完了日だけを見ると、別の人が無理をして間に合わせたことを見落とします。未処理件数、質問の往復、担当者に残った作業も一緒に振り返ってください。人手の追加が必要だと分かったら、この工程表を社内提案のメモへ転記できます。